Как сделать делегирование своей суперсилой?

20.06.2022 От siroko07 Выкл.
менеджмент, делегирование

Сэм Коркос — соучредитель и генеральный директор Levels , компании по производству бионосимых устройств, которая показывает, как еда влияет на ваше здоровье, используя биологические данные в режиме реального времени. Он является четырехкратным учредителем.

Делегирование — это суперсила. Это также требует практики.

Я знаю десятки основателей, которые работали с исполнительным помощником (EA) и прекратили работу через несколько месяцев, потому что не могли понять, как эффективно использовать этот ресурс — часто вообще списывая EA. Еще одна распространенная ловушка, которую я вижу, — это ранние, разрозненные команды основателей, которые думают, что слишком преждевременно брать на борт кого-то с таким набором навыков.

При правильном использовании советник может стать одним из самых важных инструментов в арсенале стартап-команды, освобождая место для сосредоточения внимания на самых сложных задачах, стоящих перед бизнесом. Но тактической информации о том, как конкретно работать с советниками, не так уж и много — часто от лидеров ожидается, что они просто должны знать, как это делать.

Как четырехкратный основатель, а теперь и генеральный директор Levels , я работал со всеми видами советников в прошлом и усвоил много уроков на собственном горьком опыте. Я также одержим отслеживанием своего времени и оптимизацией того, как я провожу каждый день в качестве генерального директора стартапа на ранней стадии.

Когда дело дошло до добавления советников к уровням, мы использовали другой подход. В настоящее время Levels — это команда из 47 человек, и у нас есть 12 советников на аутсорсе. Примечательно, что наш пул EA доступен всем в команде, независимо от стажа работы, и мы призываем всех использовать их.

Я думаю, что персонал службы поддержки — один из самых недоиспользуемых ресурсов, доступных каждому стартапу. По сути, вы хотите, чтобы ваши лучшие люди работали над самыми важными проектами для вашей компании. Каждый раз, когда ваши высокопоставленные сотрудники тратят время на рутинные задачи, которые мог бы выполнять кто-то другой, это не только убытки для компании, но и ограничение способности этого человека полностью раскрыть свой потенциал.

Научиться эффективно делегировать полномочия — это, пожалуй, самый важный навык, который люди должны развить, чтобы перейти на руководящую роль, и все же многие не хотят его использовать.

В этой статье я дам конкретные советы по работе с советниками — независимо от того, используете ли вы их впервые или хотите лучше использовать советники, с которыми вы уже работаете. Попутно я поделюсь множеством конкретных примеров, документов и шаблонов, которые точно иллюстрируют, как мы делаем это на уровнях. Я также раскрою процесс расширения пула советников по всей команде на уровнях, и почему я думаю, что это практика, которую следует применять более ранним стартапам.

Но прежде чем мы перейдем к тактике, давайте сделаем еще немного, чтобы подготовить почву.

Делегирование неудач, чтобы избежать их

Как многократный основатель, я помог многим лидерам улучшить навыки делегирования полномочий. Я видел несколько основных причин, по которым люди избегают делегирования полномочий советнику:

Синдром самозванца.

Я встречал лидеров, у которых был менталитет: «Кто я такой, чтобы давать эту задачу кому-то еще, кто, вероятно, умнее меня?» Важно признать это источником внутреннего конфликта , который мешает людям эффективно делегировать полномочия.

Время отстой.

Может быть трудно оправдать трату времени на передачу задачи кому-то (особенно если эта задача занимает всего несколько минут). Но большинство людей не понимают, что это может занять всего пять минут — но это пять минут каждый день (или каждую неделю). Это также добавляет когнитивную нагрузку, а также затраты на переключение контекста, что занимает больше пяти минут.

Отсутствие доказательств.

Но самая большая причина, по моему опыту, по которой большинство основателей уклоняются от добавления вспомогательного персонала, заключается просто в том, что они никогда раньше не делали этого успешно. У большинства основателей, с которыми я разговаривал и которые нанимали советников, был неудачный опыт, и почти все эти ошибки можно было предотвратить.

И когда люди преодолевают эти три распространенных препятствия и берут на борт советника, следует избегать двух часто повторяющихся ошибок.

Создание дополнительной работы.

Самая распространенная ошибка, которую я видел, заключается в том, что люди испытывают принуждение к тому, чтобы их советник все время использовал 100% своего времени. Это не правильно. Помните, что ваш советник находится в команде, чтобы помочь вам быть более эффективными. Если вы изо всех сил пытаетесь найти, чем ваш советник может заняться, чтобы занять его, вы делаете это неправильно. Если у них нет неотложных задач, вам лучше поручить им почитать книгу или взять отпуск, чем создавать для них ненужную работу (или рассмотреть возможность расширения доступа к EA для большей группы).

Придерживаясь основ.

Еще одна распространенная ошибка — начинать работу с советником с вопроса: «Как большинство людей используют советник?» что почти всегда заканчивается тем, что люди используют свои советники для планирования и планирования поездок. Нет ничего плохого в том, чтобы использовать для этих целей советника, но есть инструменты получше. Например, я использую Calendly для планирования и бронирую свои рейсы самостоятельно, потому что обнаружил, что путешествия обычно связаны с расстановкой приоритетов, которые EA не может сделать в надлежащем контексте.

Почему вам стоит подумать о создании пула советников?

Если вы обнаружите, что у вас недостаточно задач, чтобы занять 100 % времени советника, вместо того, чтобы полностью списывать советников, я рекомендую вам подумать о том, чтобы сделать ваши советники доступными для всех в компании, что мы называем «пул советников». У большинства наших руководителей на уровнях по-прежнему есть основной советник, но когда у них простои, советники вносят свой вклад в другие части бизнеса, которые нуждаются в поддержке.

Одна из причин, по которой многие стартапы не нанимают советника, заключается в том, что у каждого человека недостаточно задач, чтобы занять кого-то полный рабочий день. Но если вы сделаете это время EA взаимозаменяемым, вы сможете распределить это время между многими людьми в вашей команде.

Ключевым моментом здесь является обеспечение четкого взаимодействия между вашей командой и экспертами — в противном случае они могут оказаться перегруженными работой и распределить слишком много обязанностей. Например, ниже я привел разбивку делегированных задач от каждого члена команды уровней за неделю с 7 февраля 2022 года. Как видите, у большинства команды менее 10 еженедельных задач, но эти делегирования составляют огромную разница в их ежедневном рабочем процессе.

Productstar
Productstar

Людям, которые никогда раньше не работали с советниками, может потребоваться некоторая практика и поощрение, чтобы помочь людям начать делегировать полномочия. Чтобы ударить в барабан и побудить людей в команде использовать пул советников, мы разделяем «Делегирование недели» в нашей команде, что напрямую привело к тому, что нашим советникам было делегировано больше задач.

Чтобы начать создавать свой пул советников, лично я обнаружил, что лучше всего работать с агентством. Они квалифицируют советников и управляют всеми внутренними процессами, которые обычно включают обучение кибербезопасности, обзоры производительности и все другие типы дополнительных задач, которые вам в противном случае понадобились бы для выполнения ваших собственных. Работать с агентством стоит дороже, но по моему опыту оно того стоит.

Мои делегированные задачи

Чтобы установить здесь контекст и для большей наглядности, напомню о сервисе Notion , где мы отслеживаем все делегирования, которые я передал нашей команде. Это примерно треть моего фактического списка делегаций — я отредактировал все, что содержит конфиденциальную информацию.

Это должно дать вам представление о том, какие преимущества вы можете получить, работая с советниками и научившись эффективно делегировать полномочия. В общей сложности наши советники обрабатывают для меня около 400 задач в месяц, разделенных между 5 советниками. Если вы ищете идеи по всем типам задач, которые вы можете делегировать своему советнику, я рекомендую изучить документ Notion. Как вы заметите, некоторые из них — это небольшие задачи, такие как обновление моего списка Goodreads или напоминание людям из команды инженеров об обновлении списка приоритетов. Другие — гораздо более масштабные и трудоемкие задачи — например, работа над нашим ежемесячным электронным письмом с новостями для инвесторов.

 

Что делегировать, автоматизировать, а что исключить?

В « Четырехчасовой рабочей неделе » мне запомнилась одна строчка автора Тима Ферриса: «Никогда не автоматизируйте то, что можно исключить, и никогда не делегируйте то, что можно автоматизировать или упростить. В противном случае вы тратите чужое время вместо своего собственного, что теперь тратит впустую ваши с трудом заработанные деньги».

Устранять

Прежде чем вы решите делегировать или автоматизировать задачу, всегда стоит выяснить, стоит ли вообще выполнять эту задачу. Нет ничего хуже, чем тратить время на улучшение того, чего вообще не должно было быть.

Интересная тактика, которую вы можете применить здесь, — это «анти-пилот». Когда вы запускаете пилотную программу, вы тестируете что-то с группой пользователей, чтобы получить обратную связь . С антипилотом вы удаляете функцию и смотрите, заметит ли кто-нибудь. Если вы не получаете много жалоб, это явный признак того, что эта функция не добавила такой ценности, как вы могли подумать.

Недавним примером для меня является то, что я подумал о добавлении повторяющейся задачи для советника, чтобы напоминать людям о необходимости еженедельного подведения итогов их функциональной области (что занимает около 2 часов). Но вместо этого я попросил функциональных лидов воздержаться от их публикации в течение пары недель, чтобы посмотреть, заметил ли кто-нибудь. Оказалось, что это было «приятно иметь», но на самом деле не добавляло особой ценности, поэтому мы закрыли этот проект .

Автоматизировать

Лучший способ автоматизировать задачу — использовать компьютеры. Но иногда это либо не стоит затрат времени на разработку, либо интеграция слишком громоздка, чтобы решить конкретную проблему, с которой вы столкнулись. Здесь вы можете делегировать некоторые из своих задач экспертам, чтобы автоматизировать их.

Например, вы когда-нибудь думали про себя что-то вроде: «Боже, я бы хотел, чтобы была интеграция с Software X, чтобы публиковать эти обновления в Slack» или «Я действительно хотел бы, чтобы информация в этих запросах на включение автоматически синхронизировалась с нашей документацией. в понятии каким-то образом…» Ваш советник может делать такие вещи.

Вот подсказка, о которой следует помнить: если у вас есть повторяющаяся задача (ежедневно, еженедельно и т. д.), вы почти всегда должны пытаться автоматизировать ее. Даже если это всего 5 минут в неделю, трудно объяснить, какую когнитивную нагрузку они занимают. Мой соучредитель CarDash и оператор спецназа Тодд Опальски назвал бы такие задачи «укусами за лодыжку». Или, как выразилась Остин Оллред : «Разница между тем, что автоматизировано на 100%, и тем, что автоматизировано на 99%, возмутительно велика».

Имейте в виду, что основным ограничением почти всех компаний-разработчиков программного обеспечения является время разработки, поэтому вы должны беречь время разработки, как драгоценные камни. Время EA намного дешевле и более расширяемо.

Для некоторых грубых сравнений, на нашем текущем этапе, мы оцениваем инженерное время внутри компании в $1000/час. Если решение простой автоматизации занимает у инженера 6 часов (включая переключение контекста и альтернативные издержки), это означает, что интеграция стоит 6000 долларов.

Или… вы можете попросить советника делать это вручную один раз в день по 15 минут в день. Если этот советник стоит 15 долларов в час, то общая стоимость автоматизации составит 3,75 доллара в день, а это означает, что вам придется выполнять эту задачу непрерывно в течение более 4 лет , чтобы окупиться с затратами времени на разработку. именно эта автоматика.

Использование EA также проще в настройке, поскольку вам не нужно беспокоиться о том, как включить автоматизацию в дорожную карту продукта/инженерии. Но когда дело доходит до делегирования советнику, мало кто будет сопротивляться вашей просьбе, поскольку она не блокирует чей-либо прогресс.

Автоматизация с помощью советников более доступна для всех членов команды, поскольку не требует более глубокого понимания того, какие виды задач можно автоматизировать с помощью компьютеров. Даже человек, только что окончивший колледж и работающий в сфере эксплуатации, не имеющий опыта работы с программным обеспечением, может легко автоматизировать задачи, передав их экспертам. Больше автоматизации — это хорошо, поэтому полезно снизить планку и упростить внедрение автоматизации для людей.

Он также более гибкий . Если вам нужно изменение, вы можете легко настроить процесс, пока он находится в процессе, и вам не нужно тратить больше времени на разработку, чтобы внести изменение. Инженерная автоматизация великолепна, но она также негибкая.

Итак, когда вы должны использовать инженерное время для внедрения автоматизации? Практически всегда следует начинать с автоматизации задачи с помощью советника. В какой-то момент станет очевидно, что проблема настолько масштабна, что единственный способ ее решения — это программное обеспечение. Но вы, вероятно, будете шокированы тем, как далеко вы можете зайти, не тратя инженерное время на автоматизацию.

Советники могут заполнить пробелы между продуктами, которые не имеют формальной интеграции или API. Большая часть ценности, которую я получаю от советников, связана с задачами, которые они для меня автоматизировали. Вот три примера автоматизации, которые наша команда EA обрабатывает для меня, и которые теоретически могут быть реализованы путем интеграции программного обеспечения:

Один раз в день: возьмите всех, с кем я звоню, на основе событий моего календаря, добавьте их в мою CRM с флагом «сортировки», добавьте любую соответствующую информацию, которую вы можете найти о них в Интернете, добавьте соответствующий контекст из моего общения с их по электронной почте.

Раз в неделю: просматривайте все наши запросы на включение в GitHub и подсчитывайте процент запросов на вытягивание, соответствующих нашим стандартам документации.

Каждый раз, когда в прессе появляются сообщения об уровнях, размещайте их на канале #press.

Делегирование

Полезный способ понять разницу между автоматизацией и делегированием состоит в том, что автоматизация императивна, а делегирование декларативно . Другой способ думать об этом состоит в том, что EA могут выполнять как автоматизацию, так и делегирование, но компьютеры не могут выполнять делегирование, потому что им нужны четкие инструкции. Автоматизация также обычно представляет собой повторяющиеся задачи, в то время как делегирование обычно является одноразовым или краткосрочным заданием.

Императивное и декларативное — общие термины в программировании , но они широко не используются в других местах, поэтому мы рассмотрим каждое из приведенных ниже определений и объясним, как они применяются, и почему советники почти всегда следует использовать для императивных запросов, а не для декларативных запросов.

Когда вы делаете декларативный запрос, вы делаете много предположений о количестве знаний, которые человек на принимающей стороне имеет относительно вашего запроса.

Несколько примеров декларативных запросов:

Нашему руководителю отдела роста: я думаю, пришло время обновить нашу стратегию роста. Можете ли вы прислать мне черновик к концу месяца?

Нашему руководителю отдела дизайна: нам нужно найти способ сделать регистрацию продуктов питания более увлекательной. Не могли бы вы подумать, как мы могли бы решить эту проблему?

Советнику: Можете ли вы потратить час на поиск в Твиттере людей, которые говорили о «метаболическом здоровье» в прошлом году?

В этих запросах я не говорю им, как выполнить задание. Я только говорю им, что я хочу, чтобы вывод выглядел расплывчато, и я оставляю им возможность выяснить, как это решить. Декларативные запросы работают только тогда, когда человек на принимающей стороне имеет достаточно контекста для успешного выполнения задачи.

Я часто разговариваю с людьми, которые говорят, что им нужен советник, но на самом деле они имеют в виду, что им нужен начальник штаба . Вот несколько признаков того, что вы на самом деле ищете начальника штаба:

Вам нужен кто-то, кто может взаимодействовать с другими людьми в компании для решения проблем.

Вы ищете человека, который сможет заменить вас на собраниях компании.

Вам нужен кто-то, кто будет строить процессы за вас, а не просто регулярно доставлять в соответствии с существующим процессом, который вы определили.

Вам нужен кто-то, кому вы можете доверить принятие решений.

У вас есть абстрактные, нестандартные проблемы, которые требуют помощи опытного человека.

Императивные задачи — это явный, не зависящий от контекста набор инструкций без субъективной интерпретации того, что необходимо. По сути, контрольный список, который может выполнить любой, даже если он понятия не имеет, чем занимается компания или почему они выполняют задачу. Например, у меня есть личная цель ограничить количество времени, которое я посвящаю разработке. Одной из повторяющихся задач, которую должны выполнять наши советники, является поддержание моей ответственности, следуя этим инструкциям:

Откройте Календарь Google Сэма (как я объясняю в этой статье , я неуклонно отслеживаю, как я трачу свое время, используя свой календарь как список дел)

Откройте электронную таблицу, отслеживая время Сэма.

Просмотрите мероприятия или события, в названии которых есть слово «Инженерное дело».

Заполните необходимые данные в табеле учета рабочего времени (дата, время в минутах, общее количество времени, затраченное на проектирование)

Отправить Сэму прямое сообщение в Threads (Тема: «Время, затраченное на проектирование», Текст: Ссылка на табель учета рабочего времени, Общее время)

Один из наших советников выполняет эту задачу один раз в день, пока проект не будет завершен, чтобы сохранить некоторую самоотчетность в отношении того, как тратится время.

8 тактик для лучшего делегирования

Назначая своему советнику правильные виды задач, вы уже на пути к тому, чтобы стать более эффективным делегатом. Но есть много других советов, которые я почерпнул по пути, которые могут помочь вашему советнику набрать высоту при выполнении новых задач.

1. Используйте асинхронное видео и аудио

Большинству людей это покажется неестественным, но вы должны попытаться использовать записанное асинхронное видео и голосовые заметки для делегирования. Это гораздо более эффективно для вас и вашего советника, а также позволяет использовать эту видеозапись в качестве актива в будущем, когда для выполнения задачи потребуется подключить новых людей. Кому-то гораздо проще смотреть запись, чем проводить новый синхронный вводный звонок с каждым новым человеком для каждой задачи.

В качестве точки данных, я регулярно работаю с нашими советниками на аутсорсе больше года, и у нас до сих пор не было ни одной синхронной встречи — мы делаем все асинхронно.

Контент масштабируется, ваше время — нет. Старайтесь делать больше вещей в виде контента.

Для нашего асинхронного видео мы используем Loom и у нас есть множество лучших практик, которыми мы делимся здесь . Когда дело доходит до использования асинхронных видео с советниками, самый важный совет (и тот, к которому нужно привыкнуть) — всегда записывать одним дублем — это нормально, если есть неловкие паузы или это скорее поток сознания.

Асинхронное видео также является отличным способом обновления статуса и отчетов о ходе работы. Это намного эффективнее, чем живые еженедельные повторяющиеся встречи. Делая это в форме контента, вы более уважительно относитесь как к своему, так и к их времени, особенно если они находятся в часовом поясе, таком как Филиппины (где базируется наш пул советников), и перекрытие часовых поясов ограничено.

2. Определите выходной формат

Почти всегда лучше дать понять вашему советнику, как должен выглядеть формат вывода. Например, должен ли результат быть электронной таблицей? Если да, то какие столбцы вы ожидаете? Это должна быть презентация? Документ понятия?

Если вы спросите: « Составьте список всех подкастов , которые сделал Боб Смит», это сэкономит всем время, если вы потратите еще пару минут на составление исходной электронной таблицы, в которой указаны нужные столбцы (URL? Название? Название подкаста). ?).

Если вам потребуется приложить много усилий для первоначальной настройки задачи, то лучшая стратегия — попросить частичную реализацию (подробнее об этом ниже) и попросить их использовать свое суждение о том, как выполнить задачу. , а затем дайте отзыв об их реализации, чтобы они могли двигаться дальше.

3. Запросите воспроизведение

Сначала это может показаться неловким, но очень важно делать это каждый раз. Часто это означает задержку начала задачи на несколько часов, но оно того стоит. Очень немногие задачи настолько срочные, что они не могут ждать разъяснений несколько часов.

Вы должны установить ожидание, что каждый раз, когда вы даете инструкции своему советнику, они должны повторять вам то, что они услышали в инструкциях, и то, как они будут решать проблему. Вы, вероятно, будете удивлены, как часто ваши слова могут быть легко поняты неправильно или когда конкретные инструкции остаются двусмысленными, потому что эксперту не хватает контекста.

4. Попробуйте частичную реализацию

Если задача требует значительного времени (например, более пары часов), почти всегда рекомендуется попросить вашего советника выполнить частичную реализацию задачи, прежде чем тратить на нее значительное время.

Например, если у вас есть задача, на выполнение которой, скорее всего, уйдет 20 часов работы, вы почти всегда должны говорить что-то вроде: «Можете ли вы потратить на это 10 минут и прислать мне результат, чтобы я мог перепроверить, чтобы убедиться». мы идем в правильном направлении?

Это убережет вас от многих проблем, потому что ваш советник не будет тратить время на то, что не так. В этих недоразумениях почти всегда виноват тот, кто дает инструкции, а не советник, поэтому стоит потренироваться давать более точные инструкции.

Мой соучредитель Джош работает с экспертом, чтобы составить первый черновик итогового слайда нашей еженедельной команды, пятничного форума уровней . Это задача, которая раньше занимала у Джоша 2 часа в неделю, а теперь занимает у него менее 15 минут, потому что к тому времени, когда он начинает над ней работать, его советник уже выполнил большую часть работы.

В худшем случае вы просто не будете использовать ничего из того, что собрал советник, и вы окажетесь в том же месте, где были до того, как попытались заставить советника решить задачу, и это нормально! Просто не забудьте дать им обратную связь о том, как улучшить в следующий раз.

5. Оставьте отзыв

Не ждите, что с первого раза все получится, особенно если речь идет о больших задачах. Это еще один распространенный режим отказа, с которым сталкиваются люди при работе с советниками. Они дают двусмысленный набор инструкций, их советник что-то не понимает, и они делают это не совсем правильно… Поэтому они сдаются и увольняют своего советника.

Я могу сказать вам из личного опыта, что в подавляющем большинстве случаев, если ваш советник не может правильно выполнить вашу задачу, это ваша вина, а не их. Будьте терпеливы и дайте обратную связь . Я обнаружил, что самый простой способ сделать это — просто включить инструмент асинхронного видео и записать свои реакции на их работу.

6. Испытайте почву параллельным выполнением задач

Если вы не совсем уверены, что задача, которую вы сейчас выполняете, может быть эффективно передана, одна из стратегий состоит в том, чтобы ваш советник выполнял задачу параллельно в песочнице (это означает, что результат фактически не отправляется).

Например, раньше я вручную отправлял наши пятничные форумы каждому из наших инвесторов, что занимало около 15 минут в неделю, и я хотел передать эту задачу на автоматизацию. Но задача была немного сложной — требовался доступ к нескольким учетным записям, некоторое редактирование видео, редактирование изображений и несколько других шагов, которые были единственными точками отказа в процессе.

Итак, что я сделал в этом случае: я записал свой обычный рабочий процесс по составлению электронной почты в пятницу на форуме и попросил своего советника воспроизвести этот процесс, но вместо того, чтобы отправлять электронную почту всем, просто отправьте ее мне.

В первый раз, когда она выполняла задание, были некоторые недочеты, которые мы исправили — но так как она отправила только мне письмо, то никаких последствий не было. После еще двух недель идеальной доставки я был уверен в том, что передал задачу и позволил ей взять на себя управление, отправив ее всем нашим инвесторам, что с тех пор она делала каждую неделю.

Вы также можете попросить своего советника предложить то, что, по его мнению, является правильным ответом , ничего не предоставив. Например, раньше я тратил несколько часов в месяц на проверку своих сообщений в LinkedIn, чего мне больше не хотелось. Поэтому я записал, как обрабатываю свои сообщения LinkedIn, и отправил их в свой советник. Затем в течение следующих нескольких месяцев мой эксперт присылал мне скриншот входящего сообщения вместе с тем, что, по ее мнению, было правильным ответом.

Со временем вы можете давать им обратную связь, чтобы они могли научиться сопоставлять шаблоны и укреплять вашу уверенность в своих суждениях, и в какой-то момент вы, возможно, сможете полностью автоматизировать задачу с помощью своего советника. В данном случае мне потребовалась пара месяцев, чтобы завоевать эту уверенность, и теперь мне больше не нужно думать о сообщениях LinkedIn.

Также стоит учитывать, что вы можете недооценивать свои способности и опыт советников. Попробуйте просто включить запись экрана и вести рабочий день, делая все так же, как обычно, а затем поделиться этой записью со своим советником, чтобы узнать, может ли ваш советник извлечь из нее что-то, что могло бы сэкономить ваше время. Думайте об этом как о «теневой работе» для современной рабочей силы.

Я записал многочасовые рабочие сессии, затем отправил их нашим советникам и спросил их, есть ли что-нибудь в моем рабочем процессе, что они могут снять с меня. В худшем случае из этого ничего не выйдет, и мне не придется тратить дополнительное время на инструкции. В лучшем случае они могут снять с меня несколько задач таким образом, что я и не подозревал, что это возможно.

7. Замкните цикл

Когда вы начинаете автоматизировать и делегировать задачи, крайне важно быть уверенным в том, что они выполняются. Одна ситуация, в которой вы не хотите оказаться, это ситуация, в которой вы автоматизировали задачу для советника, но у них закончилась пропускная способность, и они забыли об этом… Итак, то, что вы предполагали, было происходящее в фоновом режиме больше не происходит.

Это канарейка в угольной шахте, которая заставляет вас сомневаться во всем, что вы передаете, и подрывает любое доверие, сложившееся между вами и вашим советником. Это очень плохое чувство.

Чрезвычайно важно разработать процесс подотчетности и прозрачности того, на что ваши советники тратят свое время, чтобы гарантировать, что все делается последовательно и правильно. Способ, которым мы решили эту проблему в Levels, заключается в том, чтобы иметь базу данных Notion, которая отслеживает каждую задачу, выполненную советником. Каждая запись также включает запись их экрана (подробнее об этом ниже), когда они выполняли задание.

Добавление этой степени подотчетности и прозрачности позволяет легко проверять и видеть, происходит ли автоматизация так, как вы думаете, и это очень важно для укрепления доверия между вами и вашим советником.

8. Используйте запись задач

Вам нужна уверенность в том, что задачи выполняются последовательно, вовремя и правильно. Но иногда случаются ошибки, и не всегда понятно почему. Например, возможно, сообщение было отправлено не тому человеку или в электронное письмо была включена неверная информация.

Здесь помогают записи экрана. Как вы можете видеть на снимке экрана базы данных задач выше, есть столбец «Запись», который является ссылкой на запись Loom, на которой советник выполняет задачу в режиме реального времени. Мы редко просматриваем эти видео, но когда нам нужно что-то отладить, фактическая запись значительно упрощает понимание того , что пошло не так.

По своему опыту я обнаружил, что в большинстве случаев причина ошибки связана с пограничным случаем, о котором советник не мог знать, и поэтому я обычно даю им обратную связь о том, как справиться с такими проблемами. крайние случаи в будущих сценариях.
Подведение итогов: сыграйте в длинную игру делегирования.

Самое важное, что нужно иметь в виду, это то, что это займет время . Мне потребовались годы, чтобы дойти до того, что я могу уверенно делегировать все эти повторяющиеся задачи нашему пулу советников. Как и все в стартапах, будь то общение с клиентами или проведение собрания руководителей, у вас не получится добиться успеха с первого раза. Это не значит, что вы бросаете полотенце.

Начните с того, что просто попробуйте передать несколько повторяющихся задач вашему советнику, используя описанную выше тактику для более плавной передачи. Поскольку вы продолжаете видеть, как ваш советник выбивает их и освобождает драгоценное место в вашем почтовом ящике и в вашем календаре, вы будете требовать, чтобы найти больше задач для передачи.

Skillfactory.ru Skillfactory.ru